Framgångsfaktorer i en förstudie efter 20 års analys

26 november 2018

Vi börjar med min bild av vad en förstudie är i en mening:
En förstudie görs för att ta fram förutsättningarna för ett projekt.

Okej, lite mer: I förstudien klarläggs omfattningen av projektet, nuläget analyseras, omvärldsanalys sker av t ex trender och marknadsstyrande faktorer. Intressenter kartläggs, vidare bedöms affärsnyttan om projektet genomförs, lösningsförslag tas fram och en plan för dess genomförande. Om beslut har fattats att påbörja kravanalys så får jag som kravanalytiker ofta förstudieresultatet på mitt bord – Exciting!

Sharing is caring

Efter snart 20 år inom IT-branschen som både projektledare och kravanalytiker delar jag med mig av mina erfarenheter hur ett förstudieuppdrag kan bli vassare och bättre underbyggt som beslutsunderlag till en styrgrupp/ledningsgrupp.

Vanliga brister

  • Svår behovsbild för de målgrupper som identifierats. Vanligt förekommande är att det är en teknisk projektledare som har genomfört förstudien och lösningsförslaget tar för stort utrymme, vilket för att behovsbilden är otydlig.
  • Intressenterna tappas bort i resan! Man vet inte vilka intressenter är. Det finns inte en intressentanalys framtagen. Högst sannolikt så påverkar intressenterna kraven i realiseringsfasen. Detta är för sent och det är ofta mycket kostsamt om inte deras behov har blivit uppmärksammade i ett tidigare skede. Just saying, gör en intressentanalys!
  • Inga effekter eller nyttor är framtagna. Hur ska effekthemtagning vara möjlig om det inte har tagits fram några mätbara effektmål och nyttor för att se om verksamhets- eller affärsnytta kommer uppnås?

Vikten att beskriva framtida kundbehov och affärsnytta

Är förstudien ett incitament för att ta fram en ny produkt eller tjänst och behovsbilden är otydlig? Då rekommenderar jag att man samlar en representativ målgrupp för den tänkta produkten och tar hjälp av en interaktionsdesigner för att identifiera vilken användarupplevelse som är tänkt att målgruppen ska identifiera sig med eller se nyttan av.
Övningen kan också ge värdefull input till andra typer av krav, t ex tekniska krav på skalbarhet. Om en tjänst ska möta upp behov inom ett nytt kundsegment t ex så kan följdfrågan bli till försäljnings-chefen: hur snabbt och lätt ska affären kunna växa utan att stöta på hinder i t ex infrastruktur, kundsupport mm? Hör mer än gärna av dig till mig om du vill ha hjälp med denna övning.

När blir en förstudierapport bara en hyllvärmare?

Mina 20 år i branschen är att detta inträffar när beslutsfattaren inte förstår behovsbilden och inte ser affärsnyttan av framtaget lösningsförslag. Det uppstår tvivel och osäkerhet om kostnaden för projektet verkligen uppväger nyttan.

Min starka rekommendation till dig är att gör följande analyser (=ett  bra beslutsunderlag) så har DU störst chans att lyckas med din förstudie!

  • Behovsanalys
  • Målgruppsanalys
  • Nyttoanalys
  • Omvärldsanalys
  • Processöversyn

Återigen, hör av dig om du behöver hjälp – Sharing is caring!

Camilla-sv

Camilla Wisell
Decurian